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Schluss mit ineffizienten Silos: Führungskräfte müssen Brücken zwischen den Fachabteilungen schlagen

Ulrich Puntigam | 27.01.2017

In gewachsenen Unternehmen existieren organisationale Silos, also festgefahrene Strukturen mit eigenen Mechanismen, Prozessen, Hierarchien und Vorgehensweisen, die eine effiziente Kommunikation verhindern. Das führt über die Jahre zu Ineffizienzen und verhindert Synergien. Diese Silos punktuell aufzubrechen und die verschiedenen Organisationstränge effizient zusammenzuführen, das ist die heikle Aufgabe eines Teamcoachings für Führungskräfte und Teamleiter.

„Menschen, die miteinander arbeiten, addieren ihre Potenziale. Menschen, die füreinander arbeiten, multiplizieren ihre Potenziale.“ Treffender hätte es der renommierte Motivationstrainer Steffen Kirchner kaum formulieren können, zumal mittlerweile auch dem letzten Zweifler klar sein sollte, dass echte Teamarbeit weit über Arbeitsabsprachen und Gruppenbildung hinausgeht.

In seinem neuen Standardwerk für Führungskräfte „Teamcoaching“ schreibt der Professor für Psychologie und Management Michael Schmitz: „Große Erfolge schreiben wir oft großen Persönlichkeiten zu. Doch große Erfolge sind nie das Werk Einzelner. Sie beruhen auf Teamarbeit und Kooperation.“

Teamleiter, die nicht im Team arbeiten

Was zunächst logisch und einfach umzusetzen klingt, erweist sich in vielen Unternehmen als großer Hemmschuh: nämlich mögliche Synergieeffekte auch sinnvoll zu nutzen. Spricht man mit den Verantwortlichen der Conout GmbH, einer führenden Beratungs- und Entwicklungsorganisation im Großraum Wien, erfährt man, dass es in den meisten Fällen nicht die Abteilungsleiter sind, die ein firmenübergreifendes Teamwork konterkarieren, sondern die Teamleiter selbst.

Wenn die Coaches der Conout von ihren unterschiedlichen Fällen und Klienten erzählen, zu denen vermehrt größere mittelständische Betriebe gehören, bezeugen die Berater im Grunde immer dasselbe Phänomen: Abteilungsleiter haben i.d.R. mehrere Teamleiter unter sich, die dazu angehalten sind, ein Team zu führen und gemeinsam neue Produkte bzw. Dienstleistungen zu entwickeln. Die Teamleiter beschäftigen wiederum einen Stab an Mitarbeitern – also ihr Team –, das eng zusammenarbeiten muss, um die Anforderungen ihres Teamleiters gerecht zu werden.

Das systemische Problem dahinter: Die Teamleiter sind per se kein Team. Jeder „kocht sein eigenes Süppchen und thematisch gibt es oft wenig Überschneidungen, was zu unnötigen Barrieren und schädlichem Desinteresse führt“, resümiert der systemische Coach und Organisationsberater Ulrich Puntigam. Dadurch entstehen häufig verfahrene Situationen, in denen der eine nicht einmal weiß, was im anderen Team vor sich geht, weil die Teamleiter immer an eigenen Produkten in ihrem Segment arbeiten. Die Folge? Sie tauschen sich nicht aus, selbst wenn es Überschneidungen gebe.

Unnötige Konflikte

Über kurz oder lang entstehen subversive Verstimmungen zwischen den Teams. Unterbewusste Konflikte schwelen viel zu lange unter der Oberfläche, bis sie vulkanartig ausbrechen – oft in einem unsachlichen Ton, der die ohnehin schon schlechte Stimmung zusätzlich dramatisiert. Dass derartige Kompetenzquerelen und Grabenkämpfe dem Geschäft weder dienlich sind, noch als etwas Gottgegebenes betrachtet werden dürfen, versteht sich von selbst.

space desk workspace coworkingEin offener Workspace ist noch kein Garant für eine effiziente innerbetriebliche Kommunikation. Quelle: pixabay.com

Die aktuelle Studie „Von starren Prozessen zu agilen Projekten – Unternehmen in der digitalen Transformation“, bei der insgesamt 225 Entscheider aus IT, Finanzwesen sowie Forschung und Entwicklung aus mittleren und großen Unternehmen zwischen März und Mai 2015 befragt wurden, kommt zu dem Schluss, dass „Silos in Unternehmen“, also genau jene gemauerten Abteilungen mit eigenen Mechanismen, Hierarchien und Entscheidungsfindungsprozessen, von denen hier die Rede ist, nicht nur „die Digitale Transformation blockieren“, sondern auch die „Produkt- und Technologieentwicklung massiv beeinträchtigen."

Einfaches Coaching, das hilft

Auch die Verantwortlichen von Conout wissen, dass die oft durch Jahrzehnte geführten Grabenkämpfe, die ohnehin meist auf Missverständnissen beruhen, ganze Abteilungen nachhaltig lähmen. Im krassen Gegensatz dazu stehen diverse Coachingangebote, die oft schon mit den einfachsten Mitteln greifen. In vielen Fällen reicht es schon aus, die Probleme lediglich aufzudecken und die kommunikativen Hindernisse klar zu benennen. Wenn die systemischen Fehlerquellen erst einmal benannt sind, kann man die Probleme relativ simpel an der Wurzel packen

Gleichwohl sind die Gründe für eine gescheiterte Kommunikation mannigfaltig: Macht, Hierarchie, Sympathie sowie diverse Sorgen wie Kontroll-, Image- oder gar Jobverlustängste. Eine erfolgreiche Moderation und Mediation kann erst dann greifen, wenn die offenen Konflikte klar und deutlich artikuliert sind. Für Puntigam steht fest: „Strukturelle, organisatorische Vereinbarungen scheitern im Grunde nur daran, weil Menschen nicht danach handeln.“ Deshalb fußt das Credo der Beratungsleistungen von Conout darauf, dass zunächst die Beziehungskonflikte der Mitarbeiter gelöst werden müssen, damit eine reibungslose Zusammenarbeit auf organisatorischer Ebene verwirklicht werden kann.

Rolle von Moderatoren

Klar: Dafür braucht es einen neutralen Moderator, der sich zunächst alle Positionen verständnisvoll anhört – sei es in Einzelgesprächen, Beratungen, Seminaren, Workshops o.ä. Viele Konflikte erweisen sich im Nachhinein allein deshalb als lösbar, da ein allgemeines Verständnis dafür geschaffen wurde. Um das zu verwirklichen, muss ein Raum erschaffen werden, der geprägt ist von gegenseitigem Vertrauen, wertschätzender Gesprächskultur und Lösungsorintiertheit – eine Atmosphäre also, in der man inhaltlich nicht gefangen ist und sich ernsthaft auf den Prozess konzentrieren kann. Ein erfahrener Moderator kennt dabei weder „richtig“ noch „falsch“. Vielmehr setzt er auf ergänzende Meinungen, damit niemandes Ansichten als wert- oder haltlos verbrämt werden.

Abseits von Beratungen, Seminaren und Workshops existieren eine Reihe weiterer Coachingangebote, die helfen, Konflikte abzubauen, Motivation zu steigern und Reibungsverluste zu eliminieren – zumal „das alleinige Zusammensetzen in einem Besprechungsraum erfahrungsgemäß viel zu kurz greift“, so Punigam. Dadurch wird der Mediator umso wichtiger. Nur ein ausgebildeter Moderator kann Emotionen in den richtigen Kontext setzen und sich heiklen Themen Schritt für Schritt annähern.

GPS für mehr Output

Die Coaches von Conout haben schon mehrmals erfolgreich ein sogenanntes GPS Training für ihre Klienten veranstaltet. Diese Geo-Rätsel stellen ein Team vor die Herausforderung, den „richtigen Weg“ zusammen zu finden und tangiert dabei natürlich genau jene Themen, die das „Problem“ des Klienten ausmachen. Nach einer mehrstündigen Tour mit GPS folgt eine ausgiebige Evaluationsrunde, in der man das Erlebte Revue passieren lässt und gezielt Brücken schlägt zu den Anforderungen des beruflichen Alltags.

landscape nature hand fieldGemeinsam einen Ausweg finden: Punktuelle Coachingmaßnahmen helfen dabei, den Blick für das Wesentliche zu schärfen. Quelle: pixabay.com

„Das Ziel solcher Events besteht ganz klar darin, gegenseitige Kontrollmechanismen wertzuschätzen, damit die Vereinbarungen, die man getroffen hat, in Zukunft eingehalten werden. Es gilt, eine Kultur zu erschaffen, in der klar und deutlich definiert ist, wie mit potenziellen Konflikten umgegangen wird.“

Weiterhin betont Puntigam die Wichtigkeit, dass es sowohl zwischen Mitarbeitern als auch Teamleitern die Möglichkeit gibt, auch unangenehmen Dinge auszusprechen. Besonders Führungskräfte, also auch Teamleiter, müssen die Energie aus den rivalisierenden Abteilungen rausnehmen und auf das Kerngeschäft ihres Unternehmens umlenken.

Die Botschaft könnte unmissverständlicher nicht sein: Wer die potenziellen Synergieeffekte zwischen den Silos der Fachabteilungen nutzen möchte, muss die Zusammenarbeit und den kommunikativen Austausch zwischen den Teamleitern zur Prämisse aller Unternehmensprozesse erheben. „Dadurch wird die Effizienz des Teams nachhaltig gesteigert und man erschafft mehr Output mit gleicher Manpower“, so Puntigam.

Das ist im Grunde wohl das, was der Motivationstrainer Steffen Kirchner meint, wenn er vom „Multiplizieren“ anstatt vom „Addieren“ der Potenziale spricht.

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Markus RiedMarkus Ried

Systemischer Coach & Organisationsberater

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Ulrich PuntigamUlrich Puntigam

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